Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. każde zdarzenie gospodarcze, do którego doszło w okresie sprawozdawczym, powinno trafiać do ksiąg rachunkowych podmiotu. W jaki sposób i na podstawie jakich dowodów księgowych należy prowadzić rejestr?
Zapisy wspomnianej ustawy podają, że
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”.
Jakie kryteria musi spełniać dokument, by mógł stanowić dowód księgowy?
Zawartość dowodu księgowego
Ustawodawca podaje sześć koniecznych warunków według których dowód powinien zawierać:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Dokument powinien być ponadto rzetelny oraz sprawdzony pod względem merytorycznym i formalnoprawnym. Jeśli transakcja przeprowadzona została w obcej walucie, jej kwoty powinny zostać także podane w przeliczeniu na złotówki.
Rodzaje dowodów księgowych
Ustawodawca podaje następujące rodzaje dowodów źródłowych:
- zewnętrzne obce – czyli potwierdzenia zawarcia transakcji otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne – czyli przekazywane kontrahentom w oryginale,
- wewnętrzne – czyli dokumenty dotyczące operacji gospodarczych przeprowadzanych wewnątrz jednostki.
Ponadto dowody księgowe można podzielić ze względu na cel ich wystawienia i przeznaczenie. W ustawie znajdziemy następujące ich rodzaje:
- dowody zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- dowody korygujące poprzednie zapisy,
- dowody zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- dowody rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Zgodnie z artykułem 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości w przypadku uzasadnionego braku możliwości otrzymania dowodu księgowego od kontrahenta, przebieg operacji gospodarczej mogą udokumentować osoby dokonujące transakcji. Zgodę na sporządzenie księgowego dowodu zastępczego musi jednak wyrazić kierownik jednostki, a przedmiotem operacji nie może być zakup opodatkowany podatkiem od od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych.
Fot. pixabay.com