W drugiej połowie bieżącego roku zacznie obowiązywać ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK). Zastosowanie będzie mieć kolejno dla największych podmiotów, zatrudniających minimum 250 osób, następnie włączając stopniowo do programu pozostałe przedsiębiorstwa, wg zaprezentowanego w ustawie harmonogramu.
Jak się przygotować?
Duże organizacje zobowiązane są do przygotowania wewnętrznego do utworzenia PPK. Należy przygotować strategię sprawnego wdrożenia nowych przepisów i zautomatyzowania procesów z użyciem systemu informatycznego.
Racjonalnym jest na ten moment podjęcie rozmów i weryfikacja umów z dostawcą systemu kadrowo-płacowego. należy ustalić, czy dostawca IT przewidział aktualizację programu, której celem jest wdrożenie obsługi PPK. Termin rewizji systemu kadrowo-płacowego będzie miał bowiem wpływ na datę przekazania pierwszych wpłat do PPK.
Warto też zawczasu ustalić, czy pracodawca posiada wszystkie dane osób zatrudnionych i ewentualnie uzupełnić niezbędne ustawowo informacje. Ze względu na dużą automatyzację procesów w PPK rekomendowane jest uzupełnienie danych.
Najważniejsze elementy, na które należy zwrócić uwagę przy aktualizacji programu kadrowo-płacowego:
- generowanie listy pracowników uprawnionych do uczestnictwa w PPK
- dane pracowników – uczestników PPK – wymagane zgodnie z ustawą
- wynagrodzenie będące podstawą do naliczania wpłat do PPK
- wpłata podstawowa finansowana przez pracodawcę i uczestnika PPK
- obniżenie wysokości wpłaty podstawowej finansowanej przez uczestnika PPK do min. 0,5%
- wpłata dodatkowa finansowana przez pracodawcę i uczestnika PPK
- rezygnacja z wpłat do PPK i poinformowanie instytucji finansowej o tej rezygnacji
- rezygnacja lub zmiana wysokości wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK
- naliczenie wpłat
- poinformowanie pracownika i instytucji finansowej o wznowieniu wpłat do PPK (dotyczy automatycznego wznowienia co 4 lata)
- ponowne dokonywanie wpłat do PPK po rezygnacji z wpłat (dotyczy automatycznego wznowienia co 4 lata)
- wniosek o dokonywanie wpłat podstawowych do PPK – pracownik który zrezygnował ze składek, w każdym czasie może złożyć wniosek o ponowne dokonywanie wpłat
- wykaz osób, za które pracodawca miał obowiązek naliczenia wpłat podstawowych oraz za które nie miał takiego obowiązku – dane te są niezbędne instytucji finansowej w celu zaraportowania do organu nadzoru (po zakończeniu każdego kwartału)
- zanotowanie informacji od instytucji finansowej o rozpoczęciu wypłaty środków (po osiągnięciu przez pracownika 60. roku życia), dokonaniu transferu bądź zwrotu środków
Usługodawcy PPK
Proces przygotowań obejmuje również zapoznanie się z ofertami potencjalnych usługodawców PPK, dostępnych na www.mojePPK.pl.
Należy pamiętać, że ustawa nakłada na pracodawcę obowiązek konsultacji wyboru instytucji finansowej z przedstawicielami osób zatrudnionych.
Ostatni element tego etapu przygotowań to podjęcie decyzji o procedurze wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK. Należy ustalić wewnętrzne reguły postępowania, które finalnie doprowadzą do wyboru usługodawcy PPK.
Wszystkie powyższe działania najwięksi pracodawcy powinni zakończyć przed 1 lipca 2019r.
Plan komunikacji
PPK to również wyzwanie komunikacyjne, warto w związku z tym przygotować strategię komunikacji. Pracodawca musi rzetelnie poinformować o programie, docierając do zatrudnionych różnymi kanałami komunikacji. Większość firm wykorzysta do tego zapewne intranet, mail, newsletter, ulotki, plakaty, spotkania z pracownikami.