Koszty firmy – czy zobowiązania można regulować z cudzego konta bankowego?

Zdarza się, że przedsiębiorcy robią zakupy firmowe i dokonują zapłaty nie z konta firmowego, a na przykład kartą płatniczą małżonka. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że sposób płatności nie ma wpływu na możliwość ujęcia wydatku w kosztach firmowych. Okazuje się jednak, że może to wzbudzić wątpliwości organów podatkowych. Czy pokrywanie płatności kartą inną niż firmowa może przyczynić się do utraty prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych?

 

Koszty uzyskania przychodu

Jak mówi art. 22 ust. 1, za koszt uzyskania przychodu uznaje się wydatki, które przyczyniają się do osiągnięcia przychodów oraz zabezpieczenia lub zachowania ich źródła. Przepisy wyszczególniają katalog wydatków, które bezwzględnie nie mogą być traktowane jako koszt uzyskania przychodu. Katalog został wskazany w art. 23 ust. 1 o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby wydatek mógł zostać ujęty w kosztach firmowych, musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie może mieć znamion wydatku prywatnego. Jeśli wydatek ujęty w kosztach nosi znamiona wydatku prywatnego, może zostać zakwestionowany przez organy podatkowe podczas ewentualnej kontroli.

Nieprawidłowe udokumentowanie wydatku może pozbawić możliwości ujęcia go w kosztach, dlatego ważne, aby przedsiębiorca posiadał fakturę wystawioną na dane firmowe.

 

Płatność gotówką

W przypadku płatności gotówkowych występują pewne ograniczenia.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatki przewyższające wartość 15.000 zł powinny być uregulowane za pośrednictwem rachunku bankowego.

Art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców wskazuje, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą musi nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność jest inny przedsiębiorca.

 

Firmowy rachunek bankowy – obowiązkowy?

Przepisy nakładają na przedsiębiorcę obowiązek regulowania płatności pomiędzy kontrahentami za pośrednictwem rachunku bankowego, jeśli wartość transakcji jest wyższa niż 15.000 zł. Nie jest to jednak równoznaczne z obowiązkiem posiadania firmowego rachunku bankowego przez przedsiębiorców prowadzących uproszczoną księgowość.

Przelewy mogą być dokonywane z prywatnego konta przedsiębiorcy, jednak w tej sytuacji organy podatkowe mogą zakwestionować opłaty za prowadzenie rachunku bankowego, prowizje i opłaty za przelewy jako koszt.

Rachunek bankowy wykorzystywany w działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien zgłosić w formularzu CEIDG-1.

 

Opłacanie z konta małżonka

Podatnicy czasami opłacają zakupy firmowe wykorzystując środki z konta małżonka. Taki sposób zapłat może ograniczyć możliowść ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Przepisy nie odnoszą się jasno do tej sytuacji. Można się tu jednak odnieść do przypadku regulowania zobowiązań podatkowych z konta małżonka. Art. 26 Ordynacji podatkowej oznajmia, że podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Z kolei art. 29 tej samej ustawy wskazuje, że w przypadku osób pozostających w związku małżeńskim odpowiedzialność obejmuje majątek odrębny podatnika oraz wspólny podatnika i jego małżonka.

Uważa się zatem, że możliwa jest zapłata z konta małżonka, jeśli przedsiębiorca posiada z nim wspólnotę majątkową. Podobna interpretacja może być słuszna przy temacie zapłaty za wydatki ujmowane w kosztach firmowych.

top