Sprzęt firmowy należy do rzeczowego majątku trwałego wykorzystywanego we własnym biznesie. O ile środki trwałe rozliczane są w ramach amortyzacji i należą do kosztów uzyskania przychodów, o tyle wydatki na wyposażenie można uwzględnić w kosztach bezpośrednio.
Nie jest to jednak tak proste, jak mogłoby się wydawać, a to ze względu na podział tak zwanych składników wyposażenia. Uzależniony jest on od wartości poszczególnych składników – pierwszą grupę tworzą sprzęty spełniające definicję środka trwałego (budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty), których wartość nie przekracza 3500 złotych netto. W drugiej grupie znajdują się sprzęty droższe niż 3500 złotych netto, ale użytkowane krócej, niż rok. Jeśli wartość początkowa wyposażenia przekracza 1500 zł netto, a przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok, elementy wyposażenia należy wykazać w ewidencji wyposażenia.
Data zakupu czy początek użytkowania?
Kiedy należy rozliczyć się z kosztów firmowego sprzętu? Choć koszt wyposażenia zaliczany jest do firmowych kosztów podatkowych bezpośrednio, nie zawsze obciążenie tym wydatkiem kosztów firmy nastąpi w momencie zakupu. Jeśli wyposażenie będzie używane od momentu nabycia, to data zakupu będzie równocześnie datą obciążenia firmowych kosztów. Wynika to z zapisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: zakupione za mniej, niż 3500 złotych składniki wyposażenia firmy zaliczają się do kosztów podatkowych w miesiącu, w którym rozpoczęto ich użytkowanie.
Zakup dotowany
Jak rozliczyć się z kosztów firmowego sprzętu, gdy jego zakup był dotowany? Przedsiębiorca, który skorzysta z dotacji, poniesionymi wydatkami nie obciąża kosztów podatkowych. Wynika to ze zwolnienia od podatku dochodowego przysługującego dotacjom. Ponadto zapisy wspomnianej ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku wyłączają z kosztów uzyskania przychodu wydatki sfinansowane z dochodów wolnych od podatku dochodowego, czyli również dotacji.
Często firma otrzymuje dotację w formie refundacji wydatków poniesionych przed jej uzyskaniem. Zgodnie z obowiązującą interpretacją w takim wypadku można ująć wydatek w kosztach podatkowych w rozliczeniu za okres, w którym dokonano zakupu.
Natomiast osoby bezrobotne otrzymujące dotację na rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej mogą włączyć wydatki na wyposażenie firmowe w firmowe koszty.
Zwiększenie czasu użytkowania wyposażenia
Jeśli składnik wyposażenia firmy swoją wartością przekraczający 3500 złotych będzie – wbrew pierwotnym przewidywaniom – używany przez okres dłuższy niż rok, podatnik jest zobowiązany do podjęcia określonych czynności w ciągu pierwszego miesiąca przekraczającego rok użytkowania sprzętu. W takim wypadku można zaliczyć składnik majątku do środków trwałych, a więc wpisać do ewidencji z wartością, jaką miał w momencie nabycia. Możliwa jest również korekta kosztów podatkowych o różnicę pomiędzy ceną nabycia a odpisami amortyzacyjnymi, które przypadają na dotychczasowy czas użytkowania. Podatnik może także zastosować w całym okresie amortyzacji stawkę wynikającą z wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych właściwą dla danego środka trwałego.
W ciągu pierwszych 20 dni po upłynięciu planowanego roku użytkowania sprzętu można również zapłacić w urzędzie skarbowym odsetki naliczane od dnia włączenia wydatków na wyposażenie do kosztów uzyskania przychodów do dnia, w którym okres wykorzystywania tego składnika wyposażenia przekroczył przewidywany wcześniej rok. Odsetki nalicza się według obowiązującej stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych.
Firmowe wyposażenie wykorzystywane w celach prywatnych
Elementy wyposażenia o wartości do 3500 złotych wycofane z majątku firmowego przechodzące do majątku prywatnego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną nie wymagają korekty zmniejszającej koszty. Jeśli podatnik może udowodnić, że wydatki poniesione na nabycie sprzętu firmowego były racjonalne i uzasadnione, a wykorzystanie wyposażenia pomogło firmie osiągnąć przychód lub zabezpieczyć źródło przychodu, może pozostawić je w kosztach firmy.
Jeśli okaże się, że sprzęt został zakupiony z obciążeniem kosztów firmowych, ale wykorzystywany jest w celach prywatnych przez podatnika, pracowników firmy, inne osoby lub znajduje się poza siedzibą firmy bez stosownego uzasadnienia, podatnik będzie musiał dokonać korekty firmowych kosztów umniejszając je o poniesione na wyposażenie wydatki.
Fot. flickr.com